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De nos jours, la gestion des invalidités et des absence au travail occupe une partie importante du temps consacré à la gestion du personnel. En plus de représenter des coûts directs élevés (de 7 à 10 % de la masse salariale assurable), les absences au travail et les invalidités ne sont pas seulement une dépense significative ; elles sont aussi un casse-tête de tous les jours sur le plan opérationnel.

Dans un contexte où les organisations font face à une grande pénurie de main-d’œuvre aggravée par le vieillissement de la population, l’absentéisme vient amplifier la situation de manière à justifier des changements considérables en ce qui concerne les pratiques de gestion du personnel.

En instaurant différentes approches qui ont fait leurs preuves et qui permettent de contrôler les taux d’absence au travail, d’améliorer la productivité des employés et de réduire la durée des invalidités, il est possible de renverser la tendance et même d’accroître votre performance. Poursuivez la lecture pour en apprendre davantage.

Prévenir les absences au travail et les invalidités

Plusieurs facteurs influencent les résultats observés. Pour les fins du présent article, nous vous les présentons en 2 grands groupes, soit ceux qui sont sous la « responsabilité » de l’employé et ceux qui sont liés à la culture de l’organisation et aux pratiques de gestion.

Les facteurs de risques liés à l’employé

La gestion du stress, les troubles psychologiques, les contraintes familiales (accentuées par la monoparentalité), la fatigue associée au temps du trajet pour se rendre au travail, les valeurs, besoins et attentes de l’employé et comment celui-ci perçoit son emploi et son milieu de travail et, finalement, son état de santé (affecté pour certains par de mauvaises habitudes de vie et différentes dépendances [jeu, alcool et drogue]) sont parmi les facteurs liés aux employés, qui agissent le plus sur le taux d’absentéisme et la durée des invalidités.

Bien que ces facteurs jouent un rôle majeur au niveau de l’incidence et de la durée des invalidités et de l'absence au travail, les employeurs ont peu d’influence sur la source du problème et sur les solutions applicables, outre en réduire les effets en proposant :

• Des programmes de promotion de la santé ;
• Un programme d’aide aux employés ;
• Différentes ressources d’aide au maintien à l’emploi comme l’horaire variable, la reprise de temps, les aidants naturels et des mesures d’accommodement.

La gestion des invalidités et des absences repose donc en grande partie sur la prévention.

Les facteurs de risques liés à l’organisation

Plusieurs études ont démontré que la présence de certains facteurs de risques en milieu de travail a une influence sur la mobilisation des employés, leur niveau d’engagement, leur santé mentale et donc sur les taux d’absences et la durée des invalidités.

Ces facteurs de risques organisationnels sont :

• Une charge de travail physique ou émotionnelle élevée, surtout en présence d’une organisation du travail déficiente ;

• Le style de leadership du gestionnaire et le manque d’attentes claires (adéquatement formulées et communiquées) ;
• Un mauvais climat de travail, des conflits interpersonnels non gérés et des rôles ambigus ;
• Une communication insuffisante, notamment lors de changements organisationnels ;

• Peu d’opportunités de croissance et de perfectionnement surtout lorsqu’il y a une faible autonomie décisionnelle ou encore en présence d’écarts entre les affinités de l’employé et son travail ou entre ses compétences et les exigences du poste ;

• L’absence d’équilibre entre la demande et la capacité de livrer et entre les efforts de l’employé et la reconnaissance ou la « récompense » qu’il en reçoit ;

• L’insécurité d’emploi ou une rémunération non compétitive ;

• Les risques à la santé et la sécurité découlant de la nature des emplois.

Les pratiques de gestion du personnel ayant un impact sur les absences et l'invalidité

L’adoption de saines pratiques de gestion du personnel en lien avec les facteurs de risques présents dans vos milieux de travail permet de prévenir l'absence au travail en plus d’en réduire la durée, advenant que l’employé devienne invalide.

Voici 5 des pratiques de gestion des invalidités et du personnel que nous recommandons:

1. Responsabiliser vos employés

Responsabiliser l’employé à atteindre (voire respecter) un taux de présence au travail optimal et reconnaître les efforts qu’il déploie pour fournir une prestation de travail qui correspond aux attentes du service et de l’organisation constituent la base de tout programme pour contrer des enjeux d’absentéisme.

2. Organiser le travail

S’assurer que les charges de travail sont réparties de manière équitable, qu’elles sont raisonnables, qu’elles favorisent un « sentiment d’accomplissement » et qu’elles ne sont pas la source de conflits entre les employés. Bien organiser le travail, peut aussi signifier, lorsque cela est possible, d’instaurer des programmes de reprise de temps ou d’horaire flexible, d’accorder des demandes de congé autorisé ou d’appliquer des mesures d’accommodement.

3. Reconnaître les efforts

La reconnaissance des efforts permet entre autres d’accroître « l’estime de soi » et de faire du renforcement positif après une rencontre avec un employé en difficulté, par exemple. Reconnaître les efforts de vos employés et les encourager à se reconnaître entre eux améliorera le travail d’équipe et le climat de travail en général.

4. Être attentif aux signes précurseurs de troubles psychologiques

Devant l’incidence des problématiques de santé mentale et de leur impact sur la productivité, mais aussi sur les relations interpersonnelles, les gestionnaires n’ont plus le choix : ils doivent être à l’affût de ces indicateurs et agir de manière mobilisatrice et respectueuse, en fonction de chaque situation.

Les signes précurseurs peuvent se manifester de plusieurs façons sur le plan physique (ex. fatigue), émotionnel (ex. irritable), intellectuel (ex. perte de concentration) et au niveau du rendement (ex. désorganisé). Même s’ils ne sont pas toujours signe d’un trouble psychologique imminent, ils sont par contre préoccupants et justifient une rencontre avec l’employé afin d’explorer tout facteur de risque organisationnel à l’origine des problématiques observées.

5. « Gérer » les conflits

Les conflits en milieu de travail sont très fréquents et peuvent être la cause d’une absence, de sa prolongation ou constituer une barrière au retour au travail. Bien que la gestion des conflits suggère que les personnes impliquées doivent être invitées dans un premier temps à discuter ensemble de leurs conflits et à trouver des solutions communes par eux-mêmes, le gestionnaire doit s’assurer du bon déroulement d’une telle discussion/rencontre, voire y agir comme médiateur, et que les solutions proposées sont équitables et réalisables.

La gestion des conflits peut requérir le soutien de l’équipe des ressources humaines ou en développement organisationnel en raison de sa complexité et des personnes concernées. N’hésitez pas à demander de l’aide, surtout si le conflit vous implique.

Pour assurer une bonne gestion des invalidités et des absences, il est impératif d’utiliser une approche claire et structurée. Vous avez des questions ou désirez en apprendre plus? N’hésitez pas à nous contacter!