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Publié par Marie-France Hamon, Conseillère en régimes d'assurance collective, le 17 mars 2016
Mise en place d'un régime
Assurance collective : Éviter que tout déraille dès le début!

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En assurance collective, analyser les besoins de l’employeur, comparer les soumissions obtenues (tarification et garanties offertes) et évaluer les services offerts par les fournisseurs demande beaucoup d’efforts. Alors, une fois rendu à l’étape de la mise en place du régime, il peut être tentant de considérer que la paperasserie à remplir est une simple formalité. Pourtant, si cette étape est négligée, des problèmes avec les garanties offertes, les réclamations payées ou la facturation peuvent s’ensuivre. L’employeur investit d’importantes sommes d’argent pour offrir des avantages sociaux à ses employés, il faut éviter que la mise en place du régime vienne entacher la perception des employés face à leur nouveau régime d’assurance collective.

Il ne faut pas sauter d’étape, on doit d’abord bien remplir les documents nécessaires et le faire en respectant les délais prescrits par les différents intervenants (assureur et administrateur). Les changements doivent être communiqués aux employés et leurs questions répondues. La validation des documents produits par l’administrateur est essentielle pour assurer la transition d’un assureur à l’autre, transition qui doit être planifiée pour être réussie et assurer la continuité dans l’administration du régime.

Documentation

La première étape consiste à compléter correctement les différents documents nécessaires afin que l’entreprise officialise son engagement envers le ou les nouveaux assureurs, entres autres la proposition d’assurance, le chèque de dépôt, la liste des employés absents et les fiches d’adhésion. Si ces documents sont mal complétés ou envoyés en retard, cela peut causer des délais dans la mise en place ou se résulter en problème de réclamation ou de facturation. Si un régime est déjà en place, il ne faut pas oublier la lettre d’annulation avec l’assureur précédent. Il s’agit d’un document crucial, car s’il est oublié ou envoyé en retard, l’entreprise pourrait devoir payer deux primes d’assurance collective à deux assureurs différents.

Communication aux employés

Une fois les documents envoyés à l’assureur et le nouveau régime d’assurance collective officiel, il est important de bien communiquer les changements aux employés. Il est généralement recommandé d’organiser des rencontres avec les employés. En accord avec l’employeur, le conseiller peut animer ces rencontres et expliquer plusieurs éléments, tels que les protections offertes par le régime, la tarification et l’impact sur la paye, la plate-forme administrative, les modalités de réclamation, les accès web ou téléphonique afin d’obtenir de l’information ou des réponses à leurs questions, etc. Les rencontres aux employés représentent également une belle occasion pour expliquer aux employés la valeur des avantages sociaux offerts par l’employeur et les sensibiliser sur les meilleures pratiques afin d’aider à contrôler les coûts du régime.

Assurer la transition

Mettre en place et administrer un régime d’assurance collective est une tâche importante qui demande beaucoup de minutie. Il est donc essentiel de valider que les systèmes de l’administrateur du régime ont été correctement montés et que les documents produits (contrat, brochure, etc.) sont en accordance avec les attentes de l’employeur. Cette tâche devrait normalement être effectuée par le conseiller.

Un changement d’assureur amène des modifications ayant des impacts sur les employés, comme le site web utilisé pour soumettre les réclamations ou la manière de traiter les réclamations. De plus, dépendamment de la date de transition, certaines informations sur les déboursés maximums annuels, les franchises annuelles, certains maximums et les médicaments d’exception peuvent être transmises au nouvel assureur pour ne pas que les employés payent leur franchise deux fois ou ne se fassent pas rembourser les bons montants. Moyennant certains frais, les assureurs peuvent transmettre ces informations entre eux afin de limiter les irritants du transfert pour les assurés.

Le service AGA +Plus simplifie grandement les changements d’assureurs. Pour en apprendre plus, cliquez ici.

En conclusion, nous pouvons dire que l’étape de la mise en place d’un nouveau régime d’assurance collective ou le transfert d’un assureur à un autre est très importante afin d’éviter un faux départ. Il est essentiel que la transition se passe en douceur et qu’il n’y ait aucun problème de réclamations, de couvertures ou de facturation. Ainsi les employés conserveront une image positive du régime collectif que vous leur offrez et le considéreront comme une valeur ajoutée.

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Conseillère en régimes d'assurance collective | Depuis 30 ans, Marie-France prend soin des clients d’AGA Assurances Collectives et trouve des solutions simples et claires autant aux problèmes financiers qu’aux problèmes administratifs et de réclamations. Écoute, disponibilité, rigueur sont quelques-unes des qualités de Marie-France lui permettant d’accompagner ses clients et de bien comprendre leurs enjeux et besoins.
Marie-France Hamon, Conseillère en régimes d'assurance collective