La collaboration des employés à la gestion de leur dossier d’invalidité est essentielle, voire une condition sine qua non à leur droit aux prestations de remplacement de revenu.
Même si la plupart du temps les employés collaborent assez bien à la gestion de leur dossier d’invalidité, nous avons tous un jour, dans notre carrière, rencontré un ou des employés dont le niveau de collaboration était variable (allant d’aucune collaboration à une collaboration faible ou suffisante, mais sans plus). Heureusement que sur le lot, il y a ces employés très collaborateurs avec qui il est facile d’échanger, et ce, malgré des moments plus difficiles.
Dans cet article, nous traiterons de ce que vous pouvez faire, comme employeur, pour solliciter une meilleure collaboration chez certains employés.
Des signes annonciateurs du niveau de collaboration à la gestion du dossier d'invalidité
En général, l’attitude et les comportements au travail d’un employé sont un gage de son niveau de collaboration s’il devient invalide.
Un employé qui est habituellement engagé et très collaborateur dans sa vie de tous les jours, devrait l’être tout au long de son absence à moins que des situations conflictuelles ou relationnelles aient modifié substantiellement sa perception de son travail (nous traiterons plus amplement de cette question fort importante dans un prochain article) ou s’il présente des symptômes graves l’empêchant de collaborer momentanément à la gestion de son invalidité.
Par conséquent, un employé « normalement collaborateur » ou « très collaborateur » devrait le demeurer pendant toute la durée de son invalidité (pour renforcer cette bonne attitude, pensez à souligner positivement son niveau de collaboration lors de vos communications ! Cette reconnaissance aidera au maintien d’un haut niveau de coopération).
À l’opposé, un employé démotivé ou ayant une perception négative de son travail ou de son milieu de travail peut plus facilement ou de manière répétée être moins collaborateur lorsqu’une invalidité survient.
Exemples de situations de non-collaboration
Sans être exhaustive, voici une liste de situations pouvant être qualifiées de non collaboratives pour la gestion du dossier d'invalidité, soit un employé qui :
- Transmet tardivement (ne respecte pas les délais impartis) ou qui ne transmet pas les certificats médicaux signés par son médecin (à son employeur) ou la Déclaration du médecin traitant (à son assureur) ;
- Ne retourne pas les appels de la personne qui gère sa demande de prestations (employeur ou assureur), qui retourne l’appel plusieurs jours après qu’on lui ait laissé un message ou encore, qui retourne l’appel uniquement en dehors des heures de bureau (s’applique aussi pour les messages laissés par le superviseur de l’employé) ;
- Évite de parler de l’évolution de sa situation/condition (ex. réponses courtes, très peu détaillées, éloignées du sujet ou qui détournent l’attention sur autre chose) avec la personne qui gère l’invalidité (employeur ou assureur) ;
- Esquive toute invitation à se présenter en personne aux bureaux de l’employeur ou tente de limiter les contacts/communications avec la personne qui gère la demande de prestations (employeur ou assureur) ;
- Ne suit pas le plan de traitement ou de réadaptation prescrit par son médecin ;
- A un comportement pouvant retarder le processus de guérison de sa condition ou son retour au travail ;
- Oubli de discuter avec son médecin ou de lui remettre une offre de retour au travail à des tâches modifiées ou à en retour progressif ;
- Omet/refuse de se présenter à une expertise médicale.
Quels sont vos droits en tant qu’employeur ?
Tout d’abord, il est essentiel de préciser que la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail reconnaît aux employeurs un droit de gérance, c’est-à-dire le droit de diriger ses employés et de prendre des décisions liées à la saine gestion de l'entreprise.
Tant que ce droit n’est pas restreint dans une convention collective ou un contrat de travail et qu’il n’est pas utilisé de manière déraisonnable, arbitraire ou pour nuire à ses employés, il permet notamment, à l’employeur ou à son représentant (ex. l’assureur ou un fournisseur de service de gestion des invalidités), d’effectuer une saine gestion des absences ou des demandes de prestations, en cas d’invalidité de courte ou de longue durée.
Comment désamorcer une situation de non-collaboration ?
D’entrée de jeu, il nous apparaît essentiel de préciser que pour les fins de cet article nous nous sommes limités à quelques situations de non-collaboration, l’objectif étant de vous illustrer, dans un premier temps, comment les désamorcer et susciter une meilleure collaboration chez certains employés pour la gestion de leur dossier d'invalidité.
Les recommandations émises sont applicables pour un régime assuré, en continuation de salaire ou lorsque vous versez des prestations supplémentaires de chômage.
Bien souvent, un simple rappel (constructif) des responsabilités de l’employé ou de la procédure à suivre (incluant les délais applicables) est suffisant pour corriger la situation. Idéalement ces responsabilités sont inscrites dans une politique/procédure, un guide/brochure auquel vous pouvez référer et que l’employé peut consulter au besoin.
Toutefois, lorsqu’une situation de non-collaboration se répète ou perturbe la saine gestion de la demande de prestations (sans être volontaire et pouvant justifier une mesure administrative ou disciplinaire), certaines interventions sont nécessaires. En voici quelques exemples :
| Recommandations | Exemples concrets |
| Nommer votre appréciation du niveau de collaboration de l’employé avec ce dernier dans le but d’amorcer une discussion constructive sur le sujet, dès que possible, afin d’éviter que cette attitude de non-collaboration se chronicise | « Votre assureur m’a mentionné avoir fréquemment de la difficulté à vous rejoindre. Comme votre collaboration est essentielle à la gestion de votre demande de prestations, j’aimerais discuter avec vous des moyens que nous pourrions prendre pour améliorer la communication avec votre gestionnaire de cas » |
| Exprimer vos attentes clairement et en donnant des exemples concrets lorsque l’employé n’a pas suffisamment collaboré | « Votre assureur n’a pas encore reçu la Déclaration du médecin traitant. Comme vous le savez, ce formulaire doit être transmis à l’assureur dans les 7 jours suivant votre arrêt de travail. J’aimerais connaître les raisons qui expliquent ce retard » |
| Tenter d’en connaître davantage sur les raisons, les peurs/craintes de l’employé « justifiant » le manque de collaboration | « Je vous sens réticents lorsque nous abordons votre possible retour au travail. Est-ce que vous anticipez des difficultés lors de votre retour ? (attendre la réponse et développer s’il y a lieu). Je vous remercie de me partager vos préoccupations. Votre aide est essentielle pour que votre retour au travail soit un succès pour tous. Je vous reviens… » |
| Obtenir de l’employé toutes contraintes ou situations ayant pu justifier le niveau de collaboration observé | « Lors de nos derniers entretiens, vous m’avez mentionné devoir consulter un spécialiste. Je constate qu’à ce jour, aucun rendez-vous n’a été pris. Avez-vous des difficultés à obtenir ce rendez-vous ? (attendre la réponse et développer s’il y a lieu). Peut-être pourrions-nous trouver ensemble une solution… » |
| Rappeler à l’employé ses responsabilités en lien avec le dépôt de sa demande de prestations | « Je vous ai mentionné dans mes précédents courriels que votre collaboration est essentielle à la bonne gestion de votre demande de prestations. J’apprécie que vous me répondiez rapidement par courriel, cependant, à l’occasion, j’ai besoin de discuter de vive voix avec vous, comme c’est le cas actuellement. Comme je n’arrive pas à vous rejoindre directement, j’apprécierais un retour d’appel dans les 48 heures au numéro… Je vous invite de nouveau à prendre connaissance de vos responsabilités à la suite de votre demande de prestations, dans le document… » |
Conclusion
Dans cet article nous avons traité de la « collaboration d’un employé en invalidité » sous l’angle de l’intervention « constructive ». Mais que faire si l’employé demeure peu collaborateur, et ce, malgré vos interventions pour désamorcer la situation ou pour solliciter une meilleure collaboration à la gestion de son dossier d'invalidité? Si ce sujet vous intéresse, nous vous invitons à lire notre prochain article!
Par ailleurs, auriez-vous pu prévenir que de telles situations se produisent ? Tout à fait ! Il est possible de prévenir des situations de non-collaboration par la mise en place de bonnes pratiques de gestion du personnel et de celles liées à une saine gestion des dossiers d'invalidité.
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion d’invalidité, téléchargez notre guide.
Conseillère principale chez JPotvin Santé/Productivité au travail | Cet article a été rédigé par notre collaboratrice, Johanne Potvin. Vous désirez en connaître davantage sur le sujet? N’hésitez pas à la contacter à JPotvin.spt@gmail.com ou au 514 770-1866.