L’administration d’un régime d’assurance collective ne se résume pas à rapporter les augmentations de salaire et les modifications de protection. Elle comporte aussi plusieurs tâches et responsabilités souvent sous-estimées ou carrément méconnues, qui présentent pourtant des risques importants pour l’employeur. En effet, la Loi impose des responsabilités au preneur du contrat, et celui-ci pourrait être imputable si l’administrateur de contrat néglige ou omet d’exécuter son mandat.
Voici quelques-unes des meilleures pratiques à mettre en place pour éviter cette situation.
Demandes d’exonération des primes pour les cas de CSST et de SAAQ
Les rentes d’invalidité des cas de CSST et de SAAQ étant payées par ces organismes et non par l’assureur, les employeurs ignorent bien souvent qu’une demande d’exonération des primes pour la garantie d’assurance vie doit quand même être faite à l’assureur en place. Cette demande est nécessaire pour que ces primes arrêtent d’être facturées, mais surtout pour que l’assureur soit responsable de payer le montant assuré en cas de décès de l’employé. Si aucune demande n’est faite et que le décès survient, l’employeur pourrait avoir à payer le montant d’assurance vie lui-même. N’attendez pas que les délais soient dépassés pour faire cette demande et n’oubliez pas de faire la même demande à l’assureur de la garantie de décès et mutilation accidentels s’il est différent de l’assureur en assurance vie.
Prolongation ou cessation des garanties durant les absences des employés
Les contrats d’assurance prévoient toujours quelles garanties peuvent être conservées ainsi que la durée maximale de prolongation pour tout type d’absence des employés (congés de maternité/paternité/parental, mises à pied temporaire, congés sans solde, etc.). Dans certains cas, les employés peuvent choisir les garanties à conserver et dans d’autres, non. Dans le cas où il est possible de choisir, la bonne pratique veut qu’on remette à l’employé une lettre confirmant les garanties qu’il a sélectionnées et les conséquences de ses choix, surtout s’il n’a pas gardé les garanties d’assurance salaire. Cette façon de faire vous évitera bien des ennuis si votre employé absent devient invalide et que rien ne documente le fait qu’il a lui-même décidé de ne pas prolonger ses protections d’assurance salaire.
Refus de payer les primes des garanties conservées durant une absence
Que faire avec un employé qui a décidé de maintenir une ou plusieurs garanties durant une absence, mais qui refuse ensuite de payer le coût des protections maintenues? L’employeur doit alors écrire une première lettre à l’employé lui rappelant que des sommes sont dues et que, à défaut de recevoir le paiement dans les 30 jours (période minimale pour interrompre la garantie d’assurance médicaments pour non-paiement selon la Loi), les protections d’assurance seront terminées. Si le paiement n’est pas reçu dans les délais prescrits, l’employeur devrait envoyer une 2e lettre pour confirmer que les protections ont pris fin à cause du défaut de paiement. Cette pratique peut s’appliquer en cas de congé de maternité/paternité/parental pendant lequel l’employé ne paie que sa portion du coût de l’assurance, car les normes du travail n’obligent pas l’employeur à payer le coût total de l’assurance durant ce genre d’absence mais bien à maintenir la couverture et à payer ce qu’il paie habituellement.
Prolongation des protections en cas de cessation d’emploi d’un employé
Lorsqu’une prolongation d’assurance est accordée à un employé congédié, il faut s’assurer d’obtenir le consentement de l’assureur avant de confirmer à l’employé ce qui est prolongé, particulièrement si la prolongation sort des standards. En général, l’assureur offrira une prolongation allant jusqu’à 6 mois pour les garanties de soins médicaux et dentaires, mais la prolongation de l’assurance voyage est rarement accordée. La prolongation des régimes d’assurance salaire (courte et longue durée) est quant à elle toujours refusée, sauf dans les provinces où la loi oblige l’employeur à maintenir toutes les conditions de travail durant la période de préavis (p. ex. Ontario). Une fois la confirmation obtenue, il faut ensuite documenter de façon précise les garanties qui sont prolongées (en spécifiant que l’assurance voyage est exclue de la couverture soins médicaux si c’est le cas) dans la lettre transmise à l’employé en cessation d’emploi.
Documentez!
En résumé, la meilleure pratique à intégrer à l’administration de votre régime d’assurance collective est de documenter toutes les décisions de l’employé influençant les couvertures d’assurance et de vous assurer qu’il en comprend les conséquences. Et rappelez-vous surtout que l’assureur n’est responsable que des risques qu’il connaît et pour lesquels il a accepté de souscrire. Un bon conseiller en assurance collective doit être en mesure de vous guider sur les meilleures pratiques administratives et, en contrepartie, d’identifier celles qui présentent un risque.
Louise Gagné a débuté sa carrière chez un assureur avant de travailler pendant plus de 15 ans dans une grande firme d’actuaire-conseil à titre de directrice en assurance collective. Louise détient le titre de Fellow de l’Institut canadien des actuaires. Au sein d’AGA assurances collectives depuis 2014, elle apporte du soutien technique, assume la responsabilité de la formation et de l’encadrement technique des courtiers et assure les activités de conseil auprès de la clientèle de grandes entreprises. Elle est aussi chargée de cours à l’UQAM.