Votre employé s’absente pour un congé de maternité, un congé sans solde ou à cause d’une mise à pied temporaire. Vous avez prévu son remplacement ou le transfert de sa charge de travail, l’écoulement de sa banque de vacances et tout le reste. Mais savez-vous ce qu’il adviendra de sa couverture d’assurance durant cette période ? Est-ce qu’il est obligé de la conserver ? Qui paiera la prime ? La réponse à ces questions peut différer selon le genre d’absence. Voici ce que vous devez savoir pour bien gérer ces situations.
PARTICULARITÉ PROPRE AU QUÉBEC : LES MÉDICAMENTS
La loi sur l’assurance médicaments du Québec oblige les employés à conserver au minimum la garantie d’assurance médicaments de leur régime collectif lorsqu'il est possible de le faire. Ce que cela veut dire, c’est que si le contrat permet de conserver une ou des garanties durant une absence, les médicaments doivent être maintenus (sous réserve du droit de s’exempter pour être couvert par le contrat du conjoint). Le seul cas où un employé pourrait se soustraire à cette obligation et s’assurer à la RAMQ durant une absence, c’est lorsque aucune garantie ne peut être conservée, tel qu’expliqué ci-dessous.
CONGÉ DE MATERNITÉ, PATERNITÉ ET PARENTAL
Les normes du travail du Québec obligent l’employeur à offrir les mêmes protections d’assurance que pour un employé actif et à payer sa quote-part durant ces congés. Dans certains cas, le contrat permettra à l’employé de choisir les garanties à conserver et dans d’autres, non. Durant la période de congé prescrite par la loi (jusqu'à 50 semaines si on additionne le congé de maternité et parental), l’employeur doit donc assumer le paiement des primes des garanties conservées comme si l’employé était encore au travail. Si le congé se poursuit au-delà de cette période, il serait cependant possible de demander à l’employé d’assumer 100% du coût de cette protection d'assurance.
CONGÉ SANS SOLDE, MISE À PIED TEMPORAIRE OU AUTRE ABSENCE AUTORISÉE
Aucune loi n’encadre les garanties à conserver durant ce genre d’absence. Un employeur qui le désire pourrait décider de n’offrir aucun maintien durant ces périodes. Si un maintien est désiré, le contrat stipulera les garanties qui peuvent ou non être conservées. Il est habituel de ne pas permettre le maintien de l’assurance salaire de courte et de longue durée et la durée des voyages peut être limitée pour l’assurance voyage. Il est aussi standard de demander à l’employé d’assumer 100% du coût des garanties conservées.
GRÈVE OU LOCK-OUT
Il arrive souvent que seule l’assurance médicaments soit prolongée pour une période de 30 jours, mais l’assureur peut aussi proposer le même genre de clause que pour les cas de congés sans solde ou mise à pied temporaire.
PLANIFIER ET DOCUMENTER UNE PROTECTION D'ASSURANCE
Si des choix sont possibles, l’important est d’aviser l’assureur ou l’administrateur avant le départ de l’employé. Une décision rétroactive ne sera pas possible. La bonne pratique veut qu’on remette à l’employé une lettre confirmant les garanties qu’il a sélectionnées et les conséquences de ses choix, surtout s’il n’a pas gardé les garanties d’assurance salaire. Cette façon de faire vous évitera bien des ennuis si votre employé absent devient invalide et que rien ne documente le fait qu’il a lui-même décidé de ne pas prolonger ses protections d’assurance salaire.
COMMENT PRÉLEVER LES PRIMES ?
Il y a 2 manières de prélever la portion du coût des primes d’assurance assumée par l’employé: par chèques postdatés ou en accumulant les sommes pour les déduire au retour au travail.
REFUS DE PAYER LES PRIMES
Que faire lorsqu’un employé qui a décidé de maintenir une ou plusieurs garanties durant une absence refuse de payer le coût des protections maintenues? Que le coût de ces protections soit assumé à 100% par l’employé ou non, rien n’oblige l’employeur à prendre en charge le coût total.
L’employeur doit écrire une première lettre à l’employé lui rappelant que des sommes sont dues et que, à défaut de recevoir le paiement dans les 30 jours (période minimale pour interrompre la garantie d’assurance médicaments pour non-paiement selon la Loi), les protections d’assurance seront terminées.
Si le paiement n’est pas reçu dans les délais prescrits, l’employeur devrait envoyer une deuxième lettre pour confirmer que les protections ont pris fin à cause du défaut de paiement.
Si cet employé n’était pas exempté en assurance médicaments, il doit aussi être avisé qu’il est en situation d’illégalité au niveau de la loi sur l’assurance médicaments et qu’il devra assumer tous les frais de médicaments encourus. Il ne pourra joindre le programme général de médicaments offert par la RAMQ car il n’y est pas admissible, ayant accès à un régime collectif.
QUE SE PASSE-T-IL EN CAS D'INVALIDITÉ DURANT L’ABSENCE ?
Si l’assurance salaire a été maintenue et que l’employé n’est pas en mesure de travailler à la date prévue de retour au travail, la date d’invalidité sera présumée être la date prévue du retour au travail. Le délai de carence de l’assurance salaire de courte durée commencera à courir à cette date et les prestations suivront. Si l’assurance salaire n’a pas été maintenue, aucune prestation ne sera payable.
DES QUESTIONS SUR LA PROTECTION D'ASSURANCE ?
Vous avez d’autres questions ou vous souhaitez clarifier certains points vis-à-vis la protection d'assurance au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à communiquer avec votre conseiller AGA.
Louise Gagné a débuté sa carrière chez un assureur avant de travailler pendant plus de 15 ans dans une grande firme d’actuaire-conseil à titre de directrice en assurance collective. Louise détient le titre de Fellow de l’Institut canadien des actuaires. Au sein d’AGA assurances collectives depuis 2014, elle apporte du soutien technique, assume la responsabilité de la formation et de l’encadrement technique des courtiers et assure les activités de conseil auprès de la clientèle de grandes entreprises. Elle est aussi chargée de cours à l’UQAM.