Blogue

Bien gérer une réclamation pour invalidité ne se résume pas à recevoir et à classer le certificat médical, même dans un régime assuré. En fait, cette opération requiert un minimum d’implication de l’employeur et des suivis adéquats et continus qui peuvent faire toute la différence entre une réclamation de quelques semaines à plusieurs mois! Dans cet article, nous décrivons trois actions qui constituent la base d’une saine gestion des invalidités dans un régime assuré.

1. Dresser la liste des employés en invalidité

Cette liste permet d’avoir en un coup d’œil le portrait des employés en invalidité et le statut de ces réclamations. Pour constituer cette liste, l’information suivante, pertinente au suivi des cas, devrait être colligée et mise à jour régulièrement en fonction de l’évolution des dossiers.

Liste des employés en invalidité du _____ au ______

De plus, cette liste est utile pour :

• Comptabiliser des données statistiques sur les cas ouverts et fermés, les jours perdus, la nature des invalidités, etc., et en suivre les tendances dans le temps ;

• Documenter votre dossier en notant et en mettant à jour l’information obtenue, ainsi que les actions à prendre (dans le tableau appelé « plan d’action ») pour faire une saine gestion de chaque réclamation ;

• Faciliter l’échange d’information entre les membres de l’équipe des ressources humaines (RH) sur l’évolution des dossiers actifs ou sur les plans de retour au travail en cours, grâce à un fichier centralisé (à accès limité) ;

• Faire une revue de dossiers avec l’équipe RH ou l’assureur.

2. Poser les bonnes questions pour une saine gestion des invalidités

Même si l’assureur fait une collecte d’information auprès de l’employé en invalidité et effectue des suivis réguliers de son incapacité de travail, il est quand même judicieux pour l’employeur de maintenir un contact continu avec ses employés en invalidité.

Ces contacts sont un moment privilégié pour l’équipe RH, le gestionnaire du contrat ou l’administrateur du régime chez l’employeur pour :

• Confirmer certains renseignements avec l’employé, s’il y a lieu ;

• Répondre à ses questions ou le rassurer, au besoin ;

• Le référer à des ressources d’aide, selon le cas ;

• Lui rappeler ses responsabilités pour assurer une saine gestion de sa demande de prestations, si nécessaire.

C’est aussi un bon moment pour s’informer de l’évolution de la condition de l’employé :

• Comment allez-vous ?

• Allez-vous un peu mieux depuis notre dernière conversation ?

Sans être invasives, ces questions démontrent votre intérêt envers l’employé et vous permettront de mieux le soutenir durant son invalidité en ayant plus d’information sur son état général.

Habituellement, si la condition de l’employé s’améliore, c’est signe que le plan de traitement est efficace et que l’employé est en bonne voie de reprendre son travail, lorsqu'il aura complété la période de convalescence nécessaire selon la nature de son invalidité. Ainsi, vous pourrez discuter avec l’assureur de la date prévisible du retour au travail (obtenir de l’assureur la durée probable de l’invalidité) et planifier le retour de l’employé avec son supérieur immédiat.

D'un autre côté, une détérioration ou l’absence d’amélioration peut être le signe que le plan de traitement est insuffisant, qu’il y a d’autres éléments qui nuisent à la guérison de l’employé ou encore que la nature de l’invalidité est complexe, grave ou a un fort potentiel d’engendrer des limitations fonctionnelles permanentes. Dans ce cas, il est nécessaire de porter une attention particulière à ce dossier et d’informer sans délai l’assureur de vos échanges avec l’employé.

Poser les bonnes questions, signifie aussi de s’informer auprès de l’assureur :

• De la durée probable de l’invalidité ;

• Si sa collecte d’information a révélé des éléments liés au travail (ex. charge de travail, conflits, stress, anxiété) qui perturberaient le processus de guérison ou constitueraient des barrières au retour au travail ;

• De la présence de limitations fonctionnelles temporaires ou permanentes pour lesquelles un accommodement pourrait être proposé afin de faciliter la réintégration au travail de l’employé et réduire la durée de l’invalidité ;

• Des actions que l’assureur prendra pour soutenir l’employé ou accroître ses capacités fonctionnelles, accélérer le processus de guérison ou pour planifier un retour au travail prompt et durable, notamment dans les dossiers complexes.

3. Faire des revues de dossier mensuellement à l’interne et avec l’assureur

La revue mensuelle des dossiers actifs à l’interne (entre les membres de l’équipe RH), dans un premier temps, puis avec l’assureur permet notamment d’identifier les barrières au retour au travail, en particulier dans les cas complexes. Il s’agit aussi d’un moment organisé et structuré pour :

• Évaluer tout dossier dont la durée d’absence est plus longue qu’attendu dans le but d’en comprendre les raisons et d’intervenir, selon chaque situation (ex. poser des questions spécifiques au médecin traitant, demander une expertise médicale, référer l’employé en réadaptation) ;

• Prévoir des mesures d’aide et de soutien pour l’employé, mais aussi pour son supérieur immédiat, lors de la planification et la gestion de tout retour au travail dont l’invalidité a été précédée de situations difficiles (ex. conflits, surcharge de travail, problématiques comportementales ou de rendement) ;

• Identifier les employés qui devraient avoir des limitations fonctionnelles permanentes nécessitant des mesures d’accommodement particulières (ex. réaffectation à un autre poste) ;

• Discuter du déroulement des plans de retour au travail en cours (ex. capacité de travail, date prévue pour le retour au travail habituel, mesures de soutien requises).

Ces suivis mensuels ne doivent pas remplacer l’échange d’information « au quotidien » entre l’assureur et l’employeur selon les besoins et l’évolution des dossiers. Ils sont plutôt un moment privilégié, additionnel, pour partager l’information essentielle à une saine gestion des invalidités entre les intervenants-clés (tout en respectant les règles de confidentialité applicables en la matière), notamment pour les cas plus complexes. Profitez aussi de ces moments pour discuter des mesures à prendre afin de réduire la gravité et la chronicisation des absences.

Devant la complexité des dossiers et l’ajout d’éléments perturbateurs au processus de guérison (ex. accès à des spécialistes ou aux soins de santé, situation de travail conflictuelle, accroissement des maladies de nature psychologique), une saine gestion des invalidités requiert de plus en plus des compétences techniques et personnelles, même dans un régime assuré.

N’hésitez donc pas à bien former votre équipe RH afin qu’ils appliquent les meilleures pratiques de gestion des absences/invalidités pour mieux les prévenir, en réduire la durée ou encore soutenir les superviseurs et les gestionnaires opérationnels dans la gestion des employés en difficulté, à la suite d’une invalidité ou en prévision d’un retour au travail.

Cet article a été rédigé par notre collaboratrice, Johanne Potvin, CRHA, Conseillère principale chez JPotvin Santé/Productivité au travail. Vous désirez en connaître davantage sur le sujet ? N’hésitez pas à la contacter à JPotvin.spt@gmail.com ou au 514 770 1866.