Au Québec, tous les employés et leurs personnes à charge admissibles sont tenus de participer au régime dès qu’ils satisfont aux conditions d’admissibilité énumérées dans la police d’assurance. Pour les autres provinces et territoires canadiens, le contrat d’assurance collective pourrait prévoir une participation obligatoire. Pour intégrer un employé, vous devez :
- Faire remplir le formulaire d’adhésion par l’employé. Inscrire les données de l’employé au portail Administrateurs au plus tard 31 jours suivant la date d’admissibilité.
- Conserver le formulaire dans vos dossiers (en cas de décès, l’assureur demandera une copie du formulaire signé).
- Assurez-vous que les désignations de bénéficiaires d’employés sont à jour et exactes, et que vous avez des copies originales signées de tous les formulaires d’inscription et/ou des formulaires de désignation de bénéficiaire.
- Les employés pourraient s’exempter seulement des soins de santé et des soins dentaires s’ils bénéficient d’une couverture par l’intermédiaire de l’employeur d’un conjoint. Si un employé refuse absolument de participer au régime collectif, veuillez communiquer avec votre représentant chez AGA afin de faire évaluer la demande auprès de l’assureur.
- Inscrivez toujours les nouveaux employés immédiatement après l’embauche afin d’éviter un statut de candidat retardataire. Un employé retardataire est soumis à une preuve médicale.
- Le numéro d’assurance sociale ne doit PAS être utilisé comme numéro d’identification d’employé sauf pour le formulaire d’impôts fédéraux.
- Assurez-vous que les livrets et toute autre description de couverture sont à jour et mis à la disposition de tout le personnel.