En 1989, Stephen Covey publiait Les 7 habitudes des gens efficaces, un best-seller fondé sur une idée simple : les meilleurs résultats viennent de comportements répétés et d’efforts soutenus. Ce principe s’applique pour se remettre en forme ou lorsqu’on veut apprendre une langue… pourquoi ce ne serait pas aussi le cas pour la gestion d’un régime d’épargne-retraite?

Dans ce texte, nous présentons sept habitudes qui peuvent aider les promoteurs de régimes à gérer ceux-ci plus efficacement et les participants, à mieux en apprécier la valeur.

1. Rappeler ce qui distingue un régime collectif

Pour les employeurs, l’intérêt d’offrir un régime d’épargne-retraite est bien établi et l’investissement est substantiel. Il s’agit d’un outil important d’attraction et de rétention. Pour les employés, toutefois, la valeur n’est pas toujours aussi évidente et appréciée.

Il est donc essentiel de rappeler régulièrement les principaux avantages du régime : cotisation de l’employeur (lorsqu’applicable), frais de gestion réduits grâce à la force du groupe, cotisations prélevées directement sur le salaire et options de placement institutionnelles. Vos partenaires, soit votre conseiller et/ou votre fournisseur, peuvent vous aider à élaborer un argumentaire adapté. Ensuite, répétez-le souvent.

2. Simplifier ses options de placement

Avez-vous déjà voulu essayer une nouvelle sorte de céréales du matin, pour finalement revenir à votre marque habituelle devant les 30 choix sur les tablettes de l’épicerie? C’est un phénomène bien connu : trop d’options peut freiner la prise de décision et mener à l’inertie.

Le même principe s’applique en épargne-retraite. Offrir une multitude de fonds de placement peut sembler attrayant, mais cela risque au contraire de décourager certains employés, voire de réduire la participation à un régime facultatif devant la complexité.

Définissez les objectifs de votre régime en fonction de la démographie de votre groupe et proposez un nombre raisonnable d’options. Quelques fonds couvrant les principales classes d’actifs, combinés à une option « cycle de vie » qui s’ajuste automatiquement selon l’horizon de retraite, permettront de répondre à la fois aux participants qui souhaitent gérer leurs placements et à ceux qui préfèrent une solution clé en main.

3. Former son équipe des ressources humaines

Les participants aux régimes d’épargne-retraite peuvent évidemment contacter directement le fournisseur qui gère le régime s’ils ont des questions. Toutefois, le personnel des ressources humaines – parfois une seule personne dans les PME – demeure le principal point de contact pour les employés… et surtout, celui de confiance.

Il ne faut donc pas hésiter à demander de l’accompagnement périodique pour former les RH. L’objectif n’est pas que les RH aient réponse à tout, mais qu’elles maîtrisent les caractéristiques et avantages du régime ainsi que les outils mis à la disposition des participants. Elles pourront ainsi mieux en faire valoir les bénéfices auprès des employés actuels et futurs.

4. Bien utiliser ses processus de recrutement et d’intégration

On n’a jamais une deuxième chance de faire une première impression. Le recrutement et l’embauche sont donc deux moments clés pour mettre en valeur le régime d’épargne-retraite comme composante de la rémunération globale.

Les personnes responsables du recrutement devraient connaître les principaux avantages du régime afin d’en présenter la valeur lors des discussions avec les candidats. Sans entrer dans les détails, quelques messages simples et percutants peuvent contribuer à vous démarquer. On revient donc à nouveau à l’importance de la formation des RH.

Puis, une fois l’employé embauché, choisissez le bon moment pour aborder le régime de retraite. Au lieu de surcharger les nouvelles recrues dès le premier jour alors qu’elles assimilent déjà beaucoup d’information, attendre quelques jours pourrait permettre de mieux capter leur attention. Sinon, la brochure du régime de retraite risque de finir dans le bac de recyclage… et l’adhésion n’aura jamais lieu.

5. Communiquer régulièrement

Les promoteurs de régime qui ont le plus de succès sont ceux qui « saupoudrent » l’information à ce propos dans différents moments de l’année. Quelques minutes à la rencontre trimestrielle des employés, une mention dans le bulletin RH par courriel, des rencontres de groupe périodiques, un rappel au moment de la révision annuelle des salaires… en parlant plusieurs fois de l’épargne-retraite, on augmente les probabilités de toucher la cible au moment opportun auprès des employés.

6. Trouver des ambassadeurs

Les RH ne doivent pas nécessairement être les seuls à être le porte-voix d’un régime d’épargne-retraite. On sait que lorsque la direction appuie un message dans une organisation, cela donne normalement du poids au sujet traité. Il peut être pertinent d’avoir recours à des « ambassadeurs » pour que d’autres personnes portent notre sujet et y ajoutent de la valeur. Bien préparés et encadrés, ce sont des alliés précieux dont l’enthousiasme peut profiter à tous. Que ce soit un directeur d’usine, un cadre supérieur ou une personne de confiance dans l’entreprise, c’est une stratégie gagnante.

7. Mesures pour s'améliorer

Quels bureaux de notre entreprise ont les meilleurs taux de participation ou de cotisation au régime? Pourquoi l’usine X a 80 % de participants au régime et l’usine Y, 40 %? Quels sont les groupes d’âge qui cotisent le plus? Votre conseiller, de concert avec le fournisseur du régime, peut analyser des données pour mieux comprendre les tendances de votre régime et agir au besoin, tant sur la conception du régime que sur la communication. Cet exercice devrait être fait de temps à autre : prendre des décisions sur des données concrètes plutôt que sur des impressions contribue à une saine gouvernance du régime et surtout, à améliorer les résultats attendus pour les participants.

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Vous remarquerez que ces 7 habitudes ne requièrent pas d’investissements financiers significatifs. Elles vous permettent de maximiser la valeur réelle de ce que vous offrez grâce à une façon de faire disciplinée et pragmatique axée sur les résultats. L’équipe d’AGA assurances collectives peut vous soutenir dans l’application de ces habitudes et de bien d’autres mesures permettant d’optimiser la conception, l’administration et la gouvernance de votre régime d’épargne-retraite.