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Vous hésitez encore à implanter un système d’information de ressources humaines (SIRH), communément appelé système de gestion RH ou logiciel de gestion RH? Aujourd’hui, toutes les raisons sont bonnes pour implanter un SIRH. Lisez bien cet article, qui devrait enfin vous convaincre d’aller de l’avant.

Votre système RH vous fait économiser de l’argent 

Parlons d’abord d’argent, puisqu’il s’agit généralement d’un argument de poids. Nous l’aborderons ici davantage sous l’angle de l’investissement et de l’économie. Bien sûr, il faut associer un coût à la majorité des logiciels de gestion RH. Mais au-delà du coût, on doit reconnaître le retour sur l’investissement. En effet, le SIRH permet de réaliser des économies et de réduire les coûts des processus RH de façon durable, et ce, de différentes manières. 

Gagnez du temps! 

Vous connaissez sans doute le vieil adage « Le temps, c’est de l’argent ». Eh bien, il n’a jamais été aussi vrai! Votre équipe RH est souvent débordée? Avant de considérer l’embauche de personnel supplémentaire – en supposant que vous arriviez à trouver la perle rare en contexte de pénurie de main-d’œuvre! -, réfléchissez aux processus en place, optimisez-les et évaluez l’option du SIRH.  

Votre équipe de ressources humaines effectue de nombreuses tâches manuelles chronophages et répétitives, que le logiciel RH permet d’automatiser. À titre d’exemple, une personne des RH qui fait jusqu’à 15 h de travail manuel par semaine, à un salaire de 35 $/h, coûte plus de 27 000 $ par année. Imaginez si vous y ajoutez le temps des autres employés qui font aussi du travail manuel! Aucun logiciel RH ne devrait vous coûter plus cher que la somme des tâches manuelles effectuées par votre personnel RH. 

Fidélisez vos employés 

Le fait de se libérer de ces tâches donne à votre équipe RH l’occasion de se concentrer sur d’autres occupations plus stratégiques et à valeur ajoutée, comme les entrevues d’embauche, le parcours d’intégration des futurs employés, la reconnaissance du personnel, etc. 

Les employés en bénéficieront, puisqu’ils se sentiront plus écoutés et épaulés au travail, ce qui est de nature à les rendre plus fidèles, à augmenter leur rendement et à diminuer le taux de roulement. On dit qu’il faut débourser de 30 % à 400 % (vous avez bien lu!) du salaire annuel d’un employé pour le remplacer, selon qu’il est junior ou spécialisé. Voilà qui devrait vous faire réfléchir. 

Diminuez le risque d’erreurs 

Votre équipe de ressources humaines ne fait jamais d’erreur? Impossible. L’erreur est humaine et peut parfois coûter cher. L’implantation d’un logiciel de gestion RH, qui s’intègre à votre système de paye, par exemple, diminue le risque d’erreur de saisie manuelle.  

Il permet aussi d’éviter les erreurs de calculs statistiques, les pertes de documents en version papier, les dossiers incomplets, etc. Bref, l’automatisation des tâches vous fait économiser temps, argent et bien des désagréments!  

Optimisez votre processus d’embauche avec votre SIRH 

Nous savons à quel point le recrutement est une fonction complexe et névralgique. Un bon système ATS ne trouvera pas les perles rares pour vous, mais vous pourrez gérer vos candidatures de façon efficace, produire des rapports et statistiques en temps réel et publier vos offres d’emploi en quelques clics. Le processus de recrutement ainsi simplifié, vous augmenterez la vitesse de réponse aux candidats, réduisant d’autant les délais d’embauche. Parce que vous avez besoin d’une équipe performante rapidement. 

Mesurez la performance de vos ressources humaines 

En tant que responsable RH, de gestionnaire ou de propriétaire d’entreprise, il s’avère important pour vous de connaître le taux de roulement, le taux d’absentéisme, l’évolution du nombre d’employés à travers les années, le coût par embauche et d’autres statistiques critiques pour la pérennité de l’entreprise. Tout cela ne se calcule pas facilement manuellement. Par contre, votre SIRH peut s’acquitter de ces tâches en quelques clics, alors qu’il vous faudrait des heures pour en venir à bout sans cet outil.  

Un SIRH protège les données de vos employés 

Peut-être conservez-vous encore les documents concernant vos ressources humaines en version papier. Sachez que vous courez de grands risques. On pense rapidement à un incendie ou à un dégât d’eau, qui pourraient tout détruire. Mais aujourd’hui, on craint davantage le vol de données personnelles. Vous ne voulez pas qu’une catastrophe survienne; vous vous devez donc de protéger et de sécuriser les données de vos employés. De toute façon, au Québec, la Loi 25 vous y oblige. 

Un SIRH vous permet, d’une part, de sécuriser les données sur des serveurs et, d’autre part, d’octroyer des catégories d’accès. Vous déterminerez donc quels accès vous accorderez aux différentes catégories d’utilisateurs. Il n’y a aucun risque à prendre. 

Communiquez la valeur de la rémunération globale à vos employés 

Bien communiquer la valeur de la rémunération globale à vos employés devient aujourd’hui un facteur de rétention important de vos ressources humaines. Afin de produire les rapports nécessaires, vous aurez besoin d’un outil numérique de pointe qui calculera, en plus de la rémunération de base, la valeur de tous les avantages sociaux que vous offrez à votre personnel ainsi que la flexibilité sur les lieux de travail, sans compter les rapports que vous pourrez en tirer. Voilà un avantage qui vaut son pesant d’or! 

D’autres arguments pour vous convaincre d’implanter un système de gestion RH? 

Vous connaissez maintenant, à la lecture de cet article, les principaux avantages à implanter un système d’information des ressources humaines dans votre entreprise. Comme si ça ne suffisait pas, nous ajoutons quelques arguments supplémentaires, question de ne plus vous laisser le choix! 

Certains gestes du quotidien occupent parfois votre personnel indûment, alors que le système pourrait les réaliser à une vitesse déconcertante : 

• Retrouver un document. Moins de 30 secondes suffisent pour trouver le document que vous cherchez dans votre système. Nous vous mettons au défi de faire aussi vite avec la version papier! 

• Ne rien oublier grâce aux alertes. Avec un SIRH, le personnel RH recevra des alertes aux moments importants comme la fin de la probation des employés, l’évaluation annuelle, etc. Pas moyen d’oublier un moment charnière. 

• Centraliser les demandes de vacances. Un accès web à votre SIRH permet aux employés de faire leur demande de vacances en ligne. De plus, l’outil calcule les soldes de vacances et de congés de maladie des employés. 

• Éviter la course aux signatures. Grâce à votre système de gestion RH, vos employés ont la possibilité de signer les documents importants en ligne. Ceux-ci sont par la suite acheminés directement dans le dossier de l’employé.  

• Gérer paye et avantages sociaux au même endroit. Plutôt que de traiter la paye et les assurances collectives dans deux logiciels distincts, vous profitez d’un guichet unique qui centralise les informations. Cette façon de faire donne plus de latitude à l’administrateur de régime pour mettre à jour les données, sans faire appel à l’assureur. 

Finalement, gardez en tête que, par-dessus tout, il est important de communiquer avec vos employés. C’est souvent la clé du succès, notamment auprès de la nouvelle génération. Un SIRH vous offre l’occasion de communiquer des informations justes, rapidement et de façon sécuritaire.   

La numérisation en entreprise est aujourd’hui incontournable. N’attendez plus et constatez vous-même les bienfaits!