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Publié par Martin Bédard, Conseiller en régimes d'assurance collective, le 23 mars 2020
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Covid-19 : Mise à pied temporaire, quoi faire et ne pas faire ?

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Dans le contexte actuel, vous devez malheureusement mettre à pied certains employés de façon temporaire ? Ou terminer le lien d’emploi ? Mais savez-vous ce qu’il adviendra de leurs couvertures d’assurance durant cette période ? Est-ce qu’ils sont obligés de la conserver ? Qui paiera la prime ?  La réponse à ces questions peut différer selon les clauses applicables à votre contrat d’assurance. Voici ce que vous devez savoir pour bien gérer ces situations.

PARTICULARITÉ PROPRE AU QUÉBEC : LES MÉDICAMENTS

La loi sur l’assurance médicaments du Québec oblige les employés à conserver au minimum la garantie d’assurance médicaments de leur régime collectif lorsqu’il est possible de le faire. Ainsi, si le contrat permet de conserver une ou des garanties durant une absence, les médicaments doivent être maintenus (sous réserve du droit de s’exempter pour être couvert par le contrat du conjoint). Le seul cas où un employé pourrait se soustraire à cette obligation et s’assurer à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) durant une absence, c’est lorsqu’aucune garantie ne peut être conservée, tel qu’expliqué ci-dessous.

Y-A-T'IL DES RESTRICTIONS SUR LES GARANTIES OFFERTES ?

Aucune loi n’encadre les garanties à conserver durant ce type d’absence (à l’exception de l’assurance médicaments tel que stipulé ci-dessus). C’est le contrat entre l’employeur et l’assureur qui détermine ce qui est offert durant ces périodes. Si un maintien est désiré, le contrat stipulera les garanties qui peuvent ou non être conservées. Il est commun de ne pas permettre le maintien de l’assurance salaire de courte et de longue durée ou de le permettre seulement pour 31 jours.

PLANIFIER ET DOCUMENTER

Il est important d’aviser l’assureur ou l’administrateur avant le départ de l’employé en mise à pied. La bonne pratique veut que l’on remette à l’employé une lettre confirmant les garanties qui seront prolongées et les conséquences sur ses couvertures, surtout si les garanties d’assurance salaire ne sont pas prolongées. Cette façon de faire vous évitera bien des ennuis si votre employé absent devient invalide et que rien ne documente clairement la fin de cette protection pendant sa mise à pied. N’hésitez pas à contacter votre conseiller AGA afin d’obtenir un modèle de lettre que nous avons développé afin de vous accompagner dans ce processus.

COMMENT PRÉLEVER LES PRIMES ?

Il est fréquent de demander à l’employé d’assumer 100% du coût des garanties conservées pendant la mise à pied temporaire. Il y a 2 façons de prélever la portion du coût des primes d’assurance devant être payée par votre employé : par chèques postdatés ou en accumulant les sommes pour les déduire au retour au travail. Dans le contexte actuel, la deuxième approche pourrait s’avérer bénéfique lorsque viendra le temps de rappeler ce dernier dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre.

REFUS DE PAYER LES PRIMES 

Que faire lorsqu’un employé refuse de payer le coût des protections maintenues ?  Que le coût de ces protections soit assumé à 100% par l’employé ou non, rien n’oblige l’employeur à prendre en charge le coût total.

L’employeur doit écrire une première lettre à l’employé lui rappelant que des sommes sont dues et que, à défaut de recevoir le paiement dans les 30 jours (période minimale pour interrompre la garantie d’assurance médicaments pour non-paiement selon la Loi), les protections d’assurance seront terminées.

Si le paiement n’est pas reçu dans les délais prescrits, l’employeur devrait envoyer une deuxième lettre pour confirmer que les protections ont pris fin en raison du défaut de paiement.

Si cet employé n’était pas exempté en assurance médicaments, il doit aussi être avisé qu’il est en situation d’illégalité au niveau de la loi sur l’assurance médicaments et qu’il devra assumer tous les frais de médicaments encourus. Il ne pourra joindre le programme général de médicaments offert par la RAMQ car il n’y est pas admissible, ayant accès à un régime collectif. AGA peut également vous fournir un modèle de lettre que vous pourrez utiliser dans cette situation.

TERMINAISON DU LIEN D'EMPLOI

Devant l’inconnu que soulève cette situation, certains employeurs pourraient préférer procéder avec une terminaison du lien d’emploi ne voulant pas assumer le paiement des primes pendant la mise à pied. Cette façon de faire pourrait avoir des impacts importants :

  • Vos employés se retrouveront sans assurance pendant cette période de crise.
  • Ils devront vraisemblablement s’inscrire au régime d’assurance médicaments du Québec, s’il y a lieu, et en assumer le paiement des primes.
  • Au moment de procéder à une réembauche, en considérant les clauses du contrat, des preuves d’assurabilité pourrait être exigées lors de la réadhésion et les clauses de conditions préexistantes devraient s’appliquer.

Afin de prendre une décision éclairée pour vous et vos employés et dans l’optique de favoriser une approche convenable à votre contrat, n’hésitez pas à communiquer avec votre conseiller AGA.

QUE SE PASSE-T-IL EN CAS D’INVALIDITÉ DURANT L'ABSENCE ?

Si l’assurance salaire a été maintenue et que l’employé n’est pas en mesure de travailler à la date prévue de retour au travail, normalement la date d’invalidité sera présumée être la date prévue du retour au travail. Le délai de carence de l’assurance salaire de courte durée commencera à courir à cette date et les prestations suivront. Si l’assurance salaire n’a pas été maintenue, aucune prestation ne sera payable et la couverture ne sera réactivée qu’au retour au travail à temps plein de l’employé.

DES QUESTIONS ?

Vous avez d’autres questions ou vous souhaitez clarifier certains points ? N’hésitez pas à consulter notre page dédiée sur le coronavirus.

Téléchargez notre modèle de lettre pour les mises à pied temporaire Téléchargez

Bachelier de l’Université Laval, capitaine du club de football du Rouge et Or remportant la première coupe Vanier et détenteur d’un Executive MBA de l’université Queen’s, Martin Bédard compte près de 20 ans d’expérience en assurance collective du côté des assureurs. Ses expériences comme membre de la haute direction ayant été responsable du développement des affaires mais également de la planification stratégique, du développement de produits et de la mise en place de l’expérience clients renforcent son désir, avec l’équipe du bureau de Québec, d’en faire plus pour chaque client.
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